Die Vermietung ist eine vielschichtige Dienstleistung. Sie besteht nicht nur aus der Überlassung von Wohn- und Geschäftsräumen zum Gebrauch, sondern umfasst auch die Gewährleistung der nötigen Infrastruktur (Heizung, Strom, Wasser, Reinigung, Versicherungen etc.). Eine Reihe der dadurch entstehenden Kosten wird dem Mieter separat in Rechnung gestellt. Der Netto-Mietzins und die Nebenkosten bilden zusammen den Bruttomietzins. Damit der Mieter nebst dem Netto-Mietzins die Nebenkosten separat bezahlen muss, bedarf es gemäss Obligationenrecht stets einer ausdrücklichen Regelung im Mietvertrag. Erfolgt die Nebenkostenverrechnung «pauschal», also mittels vereinbarter Pauschale, gibt es keine jährliche separate Abrechnung. Anders sieht es bei der Erhebung von Akontobeiträgen aus. Gemäss Art. 4 Abs. 1 VMWG hat der Vermieter mindestens einmal jährlich über die im Mietvertrag mittels Akonto ausgeschiedenen Nebenkostenpositionen abzurechnen.
Voraussetzung: Ausscheidung der Nebenkosten im Mietvertrag
Die einzelnen Nebenkostenpositionen müssen im Mietvertrag (nicht den allgemeinen Vertragsbedingungen!) klar, präzise und schriftlich vereinbart werden. Alle Nebenkosten, die nicht eindeutig als vom Mieter zu bezahlen vereinbart worden sind, gelten als im Mietzins eingeschlossen. Die Nebenkostenvereinbarung muss im Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung erfolgen.
Abrechnungszeitpunkt
Das Gesetz regelt nicht, auf welchen Zeitpunkt hin der Vermieter die Abrechnung vorlegen muss. Es ist zulässig und wird in der Praxis auch häufig gemacht, vertraglich einen Zeitpunkt für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung zu vereinbaren. In solchen Fällen hat die Abrechnung auf den verabredeten Termin hin zu erfolgen.
Verspätete Abrechnung
Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung des Vermieters bei Akontozahlungen werden erst mit der Abrechnung bestimmt und daher erst mit der Rechnungsstellung erfüllbar und fällig. Achtung: Gerät der Vermieter mit der Erstellung der Abrechnung in Verzug, riskiert er die Verjährung seiner Forderungen für die Nebenkosten. Die Verjährungsfrist für Akontozahlungen beträgt fünf Jahre.
Einsichtsrecht in die Belege
Auf Verlangen ist dem Mieter Einsicht in die Originalunterlagen zu gewähren. Das Einsichtsrecht umfasst die Originalbelege sowie andere Unterlagen wie zum Beispiel solche über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien. Das Einsichtsrecht des Mieters umfasst auch das Recht auf eigene Kosten, Kopien der Belege anzufertigen. Das Einsichtsrecht ist am Wohn- oder Geschäftssitz des Vermieters bzw. dessen Liegenschaftsverwaltung während den üblichen Geschäftszeiten und nach vorzeitiger Ankündigung auszuüben.
